1- Quelles sont les formalités à accomplir ?
Lorsqu’un salarié se voit prescrire un arrêt de travail pour maladie ou accident, il doit vous en informer, en principe, dans les 48 heures qui suivent le début de cet arrêt. Pour ce faire, il doit vous adresser le volet 3 de l’avis d’arrêt de travail qui lui a été délivré par son médecin.
De votre côté, une fois informé de cette situation, vous devez, dans les 5 jours qui suivent, effectuer un signalement d’arrêt de travail de votre salarié au moyen de la déclaration sociale nominative (DSN). Ce signalement permet à la Caisse primaire d’assurance maladie (ou à la Mutualité sociale agricole) de récupérer l’ensemble des données nécessaires au calcul des indemnités journalières versées à votre salarié.
Toutefois, si c’est vous qui percevez les indemnités journalières dues au salarié (dispositif de subrogation), vous pouvez soit déclarer l’arrêt de travail dès qu’il survient, soit le signaler dans la DSN mensuelle du mois de sa survenance.
À noter :
si l’arrêt de travail de votre salarié fait suite à un accident du travail, vous devez également signaler cet accident à la Caisse primaire d’assurance maladie (ou la Mutualité sociale agricole) via le site net-entreprises.fr. Et vous devez remettre une feuille d’accident à votre salarié afin qu’il n’ait pas à avancer le montant des frais médicaux.
2- Qui indemnise votre salarié ?
Le salarié en arrêt de travail perçoit des indemnités journalières versées par la Caisse primaire d’assurance maladie (ou la Mutualité sociale agricole). Calculées en fonction de son salaire journalier de base, ces indemnités lui sont payées dès le premier jour d’arrêt de travail (en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle) ou, en principe, après un délai de carence de 3 jours (accident ou maladie d’origine non professionnelle). Mais ce n’est pas tout, si votre salarié a au moins un an d’ancienneté dans votre entreprise, vous devez lui verser des indemnités journalières complémentaires. La durée de versement de ces indemnités, ainsi que leur montant, varient en fonction de l’ancienneté de votre salarié.
Ainsi, par exemple, pour un salarié qui cumule 8 ans d’ancienneté dans votre entreprise, vous devez verser des indemnités complémentaires qui, cumulées aux indemnités payées par la Caisse primaire d’assurance maladie (ou la Mutualité sociale agricole), correspondent :
Précision :
ces indemnités complémentaires sont dues au salarié dès le premier jour d’arrêt de travail en cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle ou après un délai de carence de 7 jours en cas d’accident ou de maladie d’origine non professionnelle.
Et attention, pensez à vérifier votre convention collective qui peut vous imposer de maintenir, intégralement ou partiellement, la rémunération des salariés en arrêt de travail, y compris pendant le délai de carence.
3- Et en cas de doute sur le bien-fondé de l’arrêt ?
En contrepartie des indemnités complémentaires réglées à votre salarié, vous pouvez, en cas de doute sur le bien-fondé de son arrêt de travail, mandater un médecin (hors médecin du travail et médecin-conseil de la Sécurité sociale) afin de réaliser une contre-visite médicale. Cette visite pouvant se dérouler au domicile du salarié ou bien au sein d’un cabinet médical. Et s’il s’avère que l’arrêt de travail de votre salarié n’est pas justifié, ou bien si celui-ci a refusé de se soumettre à la contre-visite médicale, vous êtes en droit de cesser de lui verser les indemnités complémentaires. En revanche, vous n’êtes pas autorisé à prononcer une sanction disciplinaire (comme un licenciement).
À savoir :
pour vous permettre de diligenter une contre-visite médicale, votre salarié doit vous informer de son lieu de repos, si celui-ci est diffèrent de son domicile, et des horaires auxquels la contre-visite peut être réalisée, si son arrêt de travail porte la mention « sortie libre ».
4- Votre salarié peut-il travailler pendant son arrêt de travail ?
Le salarié en arrêt de travail doit suspendre toute activité professionnelle dans votre entreprise. Autrement dit, il ne peut ni venir travailler ni télétravailler. Et de votre côté, vous devez vous abstenir de solliciter votre salarié, sous peine de voir votre responsabilité engagée. En effet, sachez que le salarié qui est amené à travailler pendant un arrêt de travail peut obtenir des dommages-intérêts en justice sans même avoir à prouver que cette situation lui a causé un préjudice.
Précisons que vous pouvez toutefois demander à un salarié en arrêt de travail de restituer les éléments matériels ou les informations en sa possession et nécessaires à l’activité de votre entreprise, à condition que ceci n’implique pas l’accomplissement d’une prestation de travail.
À noter :
si votre employé a une autre activité salariée ou une activité indépendante complémentaire, il peut, à condition d’y être autorisé par son médecin, continuer à exercer cette activité pendant son arrêt de travail.
Quant à la reprise anticipée du travail de votre salarié, elle doit être autorisée par son médecin et signalée à la Caisse primaire d’assurance maladie (ou à la Mutualité sociale agricole).
5- Comment pallier l’absence de votre salarié ?
Pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise, vous pouvez remplacer votre salarié absent par un salarié recruté en contrat à durée déterminée (CDD). Un contrat écrit qui doit préciser, en particulier, le motif pour lequel il est conclu (le remplacement d’un salarié absent), le nom et la qualification professionnelle du salarié remplacé ainsi que la désignation du poste de travail. Principal avantage de ce contrat : vous n’êtes pas contraint d’en fixer précisément le terme. Vous pouvez tout simplement conclure le CDD pour une durée minimale, le contrat prenant alors fin au retour du salarié absent.
Précision :
pour faire face à l’arrêt de travail d’un salarié, vous pouvez aussi recourir au travail intérimaire.