Facturation électronique : comment gérer les frais avancés par les collaborateurs ?
La généralisation progressive de la facturation électronique transforme en profondeur les processus financiers des entreprises. Si les flux classiques entre fournisseurs et clients sont souvent bien identifiés, certains cas pratiques soulèvent encore des questions.
Parmi eux : les frais avancés par les collaborateurs, avec des factures établies au nom de l’entreprise.
Un cas courant en entreprise
Dans de nombreuses situations, les collaborateurs sont amenés à avancer des frais professionnels (transport, hébergement, restauration…) pour le compte de leur entreprise. Lorsque la facture est émise au nom de l’entreprise, elle ne constitue pas une simple note de frais : elle s’inscrit pleinement dans le processus de facturation fournisseur.
>Avec la réforme, ce type de dépense entre donc dans le périmètre de la facturation électronique.
Que se passe-t-il concrètement ?
Dans certaines situations, les collaborateurs avancent des frais professionnels pour le compte de l’entreprise (déplacements, repas, hébergement, etc.), puis se font rembourser via une note de frais.
Lorsque la facture est établie au nom de l’entreprise, celle-ci reste juridiquement le destinataire de la facture, même si le paiement a été effectué par le collaborateur. Cela implique que la dépense doit être traitée comme une facture fournisseur classique, et non comme un simple justificatif.
Concrètement, cela signifie que :
- la facture doit être récupérée et intégrée dans les outils de dématérialisation de l’entreprise
- elle doit être rapprochée de la note de frais du collaborateur
- un lien clair doit être fait entre la facture, la dépense et le remboursement
Ce fonctionnement permet :
- de garantir la conformité fiscale et réglementaire
- d’assurer une traçabilité complète des opérations
- de sécuriser le processus de remboursement
L’enjeu est donc double : simplifier l’expérience pour le collaborateur tout en respectant les exigences de la facturation électronique côté entreprise.
Qui sont les acteurs impliqués dans ce processus ?
Le collaborateur > Il avance les frais et fournit les justificatifs
Le vendeur > Il émet la facture au nom de l’entreprise
L’entreprise (acheteur) > Elle reçoit la facture et rembourse le collaborateur
PA-E* et PA-R** > Elles assurent la transmission et la conformité des données
*Plateforme Agréée d’Émission
** Plateforme Agréée de Réception
Quelles sont les étapes à suivre ?
1- Création de la facture : Le vendeur crée la facture au nom de l’entreprise
2- Transmission des données : La PA-E transmet les données de facturation au CdD PPF***
3- Réception et traitement : L’entreprise (acheteur) reçoit la facture via sa PA-R
4- Remboursement du collaborateur : L’entreprise rembourse le collaborateur sur présentation des justificatifs
5- Transmission du statut « Encaissée » : Le vendeur a le statut « encaissé » lorsqu’il encaisse le paiement du collaborateur
*** CdD PPF : Centre de Données du Portail Public de Facturation
Quelles sont les spécificités ?
Quelles sont les obligations des acteurs ?
Obligations des PA-E et PA-R : Savoir traiter les formats et profils du socle minimum
Obligations du vendeur : Fournir une représentation lisible de la facture pour justifier le remboursement
Obligations de l’entreprise : Rembourser le collaborateur sur présentation des justificatifs